Hybride werken is geen tijdelijke trend meer, maar een vast onderdeel van de manier waarop Nederland werkt. Uit CBS-onderzoek blijkt dat ongeveer 80 procent van de bedrijven het mogelijk maakt om op afstand te werken, en ruim 60 procent van alle werknemers maakt daar daadwerkelijk gebruik van. Voor werkgevers brengt dat een concrete vraag met zich mee: hoe regel je de vergoeding correct, zonder fiscale risico’s?
Het bedrag en de basisregels
De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt in 2026 maximaal 2,45 euro per dag dat een medewerker daadwerkelijk thuiswerkt. Dat bedrag is gebaseerd op onderzoek van het Nibud naar de gemiddelde extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt: denk aan koffie, elektriciteit, verwarming en water. Over dit bedrag hoef je als werkgever geen loonheffing te betalen, en het gaat niet ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.
Er zit echter een belangrijke beperking aan. Op een en dezelfde dag mag je een medewerker óf de thuiswerkvergoeding óf de reiskostenvergoeding geven, niet beide. Werkt iemand ’s ochtends thuis en komt diegene ’s middags naar kantoor in Haarlem? Dan kies je voor die dag één van de twee. De Belastingdienst verwacht in 2026 een sluitende administratie: vastgelegde thuiswerkafspraken, aantoonbare roosters en een duidelijke scheiding tussen thuiswerk- en reisdagen.
Vaste vergoeding of declaratie per dag
Heb je met een medewerker afspraken gemaakt over een vast thuiswerkpatroon, bijvoorbeeld twee dagen thuis en drie dagen op kantoor, dan mag je een vaste maandelijkse vergoeding uitkeren op basis van de 128/214-dagenregeling. Die regeling houdt rekening met ziektedagen, vakantie en andere afwezigheid. Je hoeft de vergoeding dan niet aan te passen als iemand incidenteel een dagje meer of minder thuiswerkt. Pas bij een structurele wijziging in het werkpatroon moet je de vergoeding herzien.
Als er geen vaste afspraken zijn, werk je op declaratiebasis. De medewerker geeft maandelijks het aantal thuiswerkdagen door en je keert de vergoeding uit op basis daarvan. Dat vergt iets meer administratie, maar het voorkomt dat je onbedoeld te veel vergoedt.
Voor bedrijven die werken met een combinatie van vast personeel en uitzendkrachten, is het goed om te weten dat de thuiswerkvergoeding ook relevant kan zijn voor flexwerkers die vanuit huis werken. Als opdrachtgever van een uitzendbureau in de regio Amsterdam is het verstandig om hierover heldere afspraken te maken met je uitzendpartner. Bij Staffice nemen we dit soort voorwaarden standaard mee in de afstemming met onze opdrachtgevers. Zo voorkom je discussies achteraf en zorg je dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Praktische tips om fouten te voorkomen
De meest voorkomende fout is het uitkeren van een thuiswerkvergoeding én een reiskostenvergoeding op dezelfde dag. Zorg voor een helder registratiesysteem en communiceer de regels aan je medewerkers. Een andere valkuil is het niet tijdig aanpassen van de vaste vergoeding wanneer het werkpatroon verandert, bijvoorbeeld bij een functiewisseling of verhuizing. Tenslotte: vergeet niet dat je naast de dagvergoeding ook eenmalig kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek onbelast kunt vergoeden via de arbovoorziening in de werkkostenregeling. Een goede bureaustoel of extern beeldscherm vergoed je dan vanuit een andere gerichte vrijstelling, niet vanuit de thuiswerkvergoeding. Houd het gescheiden, dan houd je het overzichtelijk.
